第一章  总则

第一条 为加强学生档案管理工作，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），结合我校实际，特修订本办法。

第二条 学生工作处是在校学生档案主管部门，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导二级学院学生档案管理工作；二级学院按照学校规定对在校学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理；学校档案管理部门根据工作职责，协助指导做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。

第二章  学生档案材料的收集与整理

第三条 学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：

1.入学材料：一般应包括录取通知书、高考准考证、高中（或同等学历）学生档案、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书等材料。

2.学习材料：主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。

3.学籍材料：学籍卡、各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

4.实习材料：顶岗实习期间实习鉴定表、实习报告等材料。

5.毕业材料：毕业生登记表、报到证存根等。

6.奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得优秀学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

7.处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料、校级处分决定或免于、撤销处分的意见或申请。

8.组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料。

9.出国(出境)材料：因公(私)出国(出境)审查表、备案表，在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。

10.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第三章  学生档案材料的归档和移交

第四条 学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定：

1.新生入学前形成的档案材料由所在二级学院负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由招生工作办公室负责分解移交至该生所在二级学院，由各二级学院进行初步整理归档。

2.新生入学后，各二级学院应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，进行入学资格审查。发现弄虚作假的，应及时向招生办公室报告；发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上作做出标注，并在档案移交时进行说明。学生调档函由学生工作处统一出具、保存存根。

3.新生入学资格审查完毕后，由各二级学院对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，在学生工作处指导下严格规范管理。

4.学生工作处负责及时将校级以上学生档案信息反馈给各二级学院。各类督查中发现档案缺失或档案材料不全的，通知二级学院及时催交补齐。

5.各相关部门应支持各二级学院随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续。

6.各二级学院应将学生在校期间形成的档案材料，在学期末集中办理归档工作、建立资料归档台账。

第五条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门(单位)及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章；规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明；个人文字材料应当有本人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第六条 学生档案材料校内移交时，应填写《档案材料移交单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

第七条 每年学生毕业、档案转递完成后，需留存学校档案管理部门的学生档案资料移交，按学校档案管理部门的规定执行。

第四章  学生档案的转递

第八条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生工作处负责指导二级学院集中办理档案转递手续。学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得由本人自带。

第九条 学生转学(转入和转出)、校内转专业、留级、延期毕业的，相关二级学院之间应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

第十条 毕业生档案的转递，由学生工作处统筹，各二级学院具体执行，按以下规定进行：

1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照当年的就业方案进行转递。

2.专升本等继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校。

3.因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，由学生本人提出申请，学生工作处指导二级学院将其档案寄送至生源所在地人社部门代管。

第十一条 退学、被开除学籍的学生，其档案退回至学生家庭所在地，信息无法核实的由学生工作处暂存或移交至学校档案管理部门保管。

第十二条 当年未报到入学的新生，其档案到校的由各二级学院及时交由学生工作处统一转退。

第十三条 因故失踪、死亡的学生，其档案交由学生工作处移交至学校档案管理部门集中保管。其他原因无法转递而逾期滞留的学生档案，学生工作处将集中转递至社会人才服务机构管理。

第十四条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成遗失的，学生工作处应及时指导二级学院协调处理并采取相应补救措施。

第五章  学生档案的使用

第十五条 从事学生教育与管理工作的学校有关部门和各二级学院负责人、辅导员、班主任等相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面证明，并经二级学院主管负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

校外人员因工作需要查阅在校学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并按规定办理登记手续。档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第十六条 学生档案一般不予借阅。确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具介绍信，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，并经二级学院主管负责人审批同意。学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

第十七条 查(借)阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十八条 学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、办理出国手续等)需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经二级学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

第六章  学生档案的管理和检查

第十九条 学生档案属需妥善保管的内部文件。学校各相关部门和各二级学院要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放安全性，维护学生档案管理的严肃性。学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作的交接手续。

第二十条 学生工作处要不断完善学生档案管理的各项规章制度，抓好学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十一条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，学生工作处要定期组织学生档案管理工作集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十二条 凡有违反有关档案管理规定，因工作失职、渎职造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将严肃查处;情节恶劣、后果严重构成犯罪的，追究当事人的法律责任。

第七章 附则

第二十三条 本办法适用于本校全日制高职学生的档案管理，中职学生档案管理工作也可参照部分相关内容执行。

第二十四条 本办法自发布之日起试行，由学校学生工作处负责解释。《关于印发〈山东化工职业学院学生档案管理办法〉的通知》（山化院发〔2018〕44 号）同时废止。